Office Manager

Date de parution : 25-09-2018 - Référence :

Annonceur : GLOBAL COMPACT
Contrat : CDI
Fonction : confirmé
Secteur : -
Localisation : Ile-de-France
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Job description / Description du poste

Entreprise : Global Compact

Birdeo, cabinet de recrutement et chasse de tête, est spécialisé sur les nouveaux enjeux sociétaux : RSE, Développement Durable, Innovation Sociale, Economie sociale et solidaire, Environnement.

 

Notre client recherche un.e Office Manager pour représenter le Global Compact France.


Le Global Compact, est une initiative des Nations Unies visant à inciter les entreprises du monde entier à adopter une attitude socialement responsable en s'engageant volontairement à intégrer et à promouvoir plusieurs principes relatifs aux droits de l'homme, aux normes internationales du travail, à la lutte contre la corruption et à la protection de l’environnement. Bien que ciblant essentiellement le monde de l'entreprise, le Global Compact encourage également la participation de la société civile, des organisations professionnelles, des gouvernements, des organismes des Nations unies, des universités et de toute autre organisation.

 

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Missions :

 

1) Suivi administratif et comptable :

  • Synchronisation de nos outils de gestion interne : base de données, KSS, site internet, IT etc.
  • Suivi des factures, notes de frais : pointage sur les relevés bancaires, recherche éventuelle de justificatifs ; mise à jour des outils de reporting et de suivi budgétaire avec l’appui du cabinet comptable du Global Compact France.
  • Suivi des démarches RH et administratives diverses : mise à jour de la mutuelle, du système de prévoyance et des assurances nécessaires et/ou obligatoires ; établissement des DPAE ; médecine du travail ; publication des statuts en sous-préfecture, organisation logistique des formations etc.
  • Suivi des adhésions et des cotisations : pointage sur les relevés bancaires, mise à jour de la base de données, dépôts de chèques en banque, appels à règlement et reçus.
  • Gestion des fournitures et des stocks : fournitures de bureau, brochures, cartes de visite, goodies etc.
  • Relance des paiements de cotisation (mails et phoning)
  • Participation à l’élaboration du budget prévisionnel et suivi de budget
  • Responsable de la mise en conformité avec le RGPD

 

2) Représenter le Global Compact, le Global Compact France et accueillir ses membres :

  • Accueil téléphonique et mail, qualification et répartition des demandes à l’équipe au besoin
  • Accompagnement des organisations membres dans leurs démarches : promotion du Global Compact des Nations Unies et de son réseau local français, certificats d’adhésion, demandes de logo, etc.
  • Relance systématique des organisations non-communicantes et en cours d’abandon par mail.

 

3) Soutien logistique et évènementiel :

  • Suivi de l’organisation logistique et juridique de l’Assemblée générale annuelle
  • Gestion de la logistique des réunions et des évènements du Global Compact France : invitations, logistique (inscriptions, réservations de salle, déjeuners, déplacements, dossiers), rédaction des comptes-rendus, s’assurer de l’accueil de qualité lors de l’évènement.
  • Soutenir les membres de l’équipe dans leurs activités (organisation, logistique etc.)
  • S’assurer du rayonnement des activités du Global Compact France en utilisant les moyens de communication à disposition, notamment les réseaux sociaux.


Your skills and experience / Profil recherché

Prérequis :

Licence professionnelle management et gestion des organisations, métiers de la gestion et de la comptabilité, BTS assistant de direction

5 à 10 ans d'expérience dans un poste similaire

Maîtrise de l'anglais

 

Savoir-faire : 

Maîtrise parfaite de l’orthographe 

Maîtrise de la bureautique

 

Un intérêt pour le développement durable sera apprécié

 

Savoir-être :

Organisation / Rigueur / Fiabilité

Sens relationnel / Polyvalence / Réactivité

 

Modalités : 

CDI

Basé à Paris

Rattaché.e à la Déléguée générale du Global Compact France

Relations internes :

  • Équipe interne du Global Compact France
  • Siège du Global Compact à New York
  • Conseil d’Administration notamment la Trésorière

Relations externes :

  • Membres du Global Compact France
  • Partenaires et prestataires notamment le cabinet d’expertise comptable et le commissaire aux comptes

 

Le Global compact France assure l'égalité des opportunités d'emploi et accueille toutes les candidates et tous les candidats qualifiés, en conformité avec l’article L 1132-1 du Code du travail.